Kancelária bez papiera–Paperless Office
Novela zákona o účtovníctve z januára 2022 prináša možnosť účtovnej jednotke uchovávať účtovné doklady výlučne v elektronickej forme. V tomto článku sa povenujeme technickému prevedeniu takejto situácie.
Prvá možnosť – USB kľúče, externé HDD, pamäťové karty
Túto možnosť vám neodporučí prakticky žiadny IT odborník. Tieto zariadenia sú náchylné na stratu, fyzické poškodenie, elektromagnetické poškodenie a pod. Je to ale najlacnejšia možnosť.
Druhá možnosť je verejný cloud.
V tomto prípade je dôležité si uvedomiť, že bezplatné verzie týchto služieb sa nesmú používať na komerčné účely a v prípade komerčného využívania sú pre menšie firmy finančne nedostupné.
Ďalší problém môže byť nariadenie GDPR, keďže servery týchto cloudov sa nachádzajú po celom svete, nielen v Európskej únii.
Synology NAS s nadstavbou PAPERLESS Office
Výbornou voľbou s pridanou hodnotou je práve posledná možnosť. Zariadenie typu NAS umožňuje klasické zhromažďovanie rôznych dát a teda aj účtovných dokladov typu .pdf, .xls atď. Nadstavba PAPERLESS Office vie túto činnosť posunúť na úplne inú úroveň!
Dokument jednoducho nahráte a pridáte mu rôzne atribúty – ako sú firma, dátum, typ dokladu a pod.
V prípade potreby sa nemusíte prehrabávať stovkami dokumentov, v ktorých viete hľadať len pomocou atribútu názvu.
PAPERLESS Office vám ponúka prehľadné filtre. Na pár klikov sa dostaneme k dokumentu, ktorý práve potrebujete.
Samozrejmosťou je aj mobilná aplikácia.
